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Escritórios Virtuais e Globalização (parte II): a força de uma nova idéia

Murilo M. Nogueira

Nesta série de três artigos discutimos o paradigma do "Escritório Real", o surgimento do conceito de "Escritório
Virtual" e sua disseminação em todo o mundo, dentro do painel de intensas mudanças políticas e tecnológicas do
final do século XX.

O Novo Mercado Global é rápido e competitivo. Buscando sobreviver e crescer, empresas no mundo inteiro experimentam novas tecnologias, formas de organização e relações de trabalho.

Em particular, a revolução nas comunicações e na tecnologia de informação - com a popularização de celulares, notebooks e da internet - revolucionou os métodos de trabalho, permitindo não apenas o aumento na produtividade, mas na mobilidade dos funcionários.

Não é mais necessário manter toda uma equipe confinada todo o tempo em um local físico (o “escritório”) para que o trabalho possa ser executado. Com um celular e um computador conectado à internet é possível resolver grande parte dos problemas da empresa.

Algumas empresas fazem da internet seu principal meio de negócios. Não apenas as novas empresas “pontocom”, mas também bancos, redes de varejo e até serviços públicos migram para a World Wide Web. Balcões de atendimento, lojas, almoxarifados, arquivos passam a ter seus equivalentes (e, muitas vezes, seus substitutos) no ambiente virtual.

A terceirização dos serviços cria um nicho para empresas e profissionais especializados, que executam parte das atividades anteriormente verticalizadas nas grandes empresas. As atividades terceirizadas não precisam estar fisicamente instaladas junto à empresa contratante, como ocorre com call-centers, data-centers, serviços jurídicos, transportes e outras atividades de apoio típicas.

O que há de comum nos exemplos anteriores?

Cada um dos exemplos acima permite reduzir os custos fixos da empresa (escritórios, mobiliário, folha de pagamento etc.) muitas vezes com ganhos de produtividade.

Por outro lado, essas novas formas de fazer negócios criam um universo de oportunidades para pequenas empresas e profissionais, que tampouco necessitam de grandes investimentos em infra-estrutura e pessoal para atenderem seus clientes.

Idealmente, infra-estrutura e pessoal deveriam ser usados apenas quando necessário - isto é, custo fixo transformado em custo variável, os gastos proporcionais às receitas, o ideal de todo o empreendedor...

Escritórios Reais como problema

De um modo geral, o Escritório Real pode significar custo desnecessário para empresas cujos funcionários:

  • - têm outras atividades, também em tempo parcial;
  • - precisam de mobilidade e podem (com celular e laptop)desenvolver atividades à distância;
  • - têm clientes que podem ser atendidos “virtualmente”;
  • - têm clientes dispersos geograficamente.

Escritórios Virtuais como solução

Os Escritórios Virtuais, por sua vez, podem ser um modo criativo e interessante para reduzir os custos com infra-estrutura e pessoal, nos casos em que não se precisa ou não se deseja arcar com esses custos de forma permanente.

Alguém já os definiu como “hotéis de empresas” ou “escritórios sob demanda”. Com a flexibilidade e otimização de custos que proporcionam, podem conferir agilidade, competitividade ou mesmo viabilidade a um negócio, em contraponto à estrutura de um escritório convencional (Escritório Real).

São potenciais candidatos ao uso de um Escritório Virtual empresas e profissionais cujas atividades:

  • - são em parte realizadas junto a clientes (vendedores,representantes comerciais);
  • - são em parte realizadas em outro local (advogados,buffets)
  • - têm caráter temporário ou eventual (feiras, eventos, viagens de negócios);
  • - têm caráter sazonal (produtos ou serviços para Carnaval, Páscoa, Natal);
  • - podem ser realizadas em casa (diversos).

A força de uma nova idéia

Os Escritórios Virtuais surgiram dentro da Nova Economia, como uma das novas formas de negócio viabilizadas pelos avanços tecnológicos e organizacionais já citados. As primeiras empresas desse tipo surgiram no início década de 1990 e, apesar do curto espaço de tempo, já demonstraram seu potencial de sucesso, como veremos no terceiro artigo desta série.