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Escritórios Virtuais para novos negócios

Murilo M. Nogueira

A parte mais importante de um trabalho é começá-lo.
(Platão, filósofo grego, séc. IV A.C.)

Antes de começar, planeje cuidadosamente.
(Cícero, senador romano, séc. I A.C.)

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A abertura de um novo empreendimento requer uma análise cuidadosa. Vários aspectos devem ser considerados: clientes, fornecedores, concorrentes (mercado), recursos financeiros...

Idealmente, o empreendedor deve preparar um Plano de Negócios - um documento onde se estruturam as principais informações necessárias à análise da viabilidade da empresa a ser criada.

Um bom modo de orientar esse planejamento é usar um conceito tradicional da Teoria do Marketing, os 4 Ps: Produto, Preço, Ponto (de venda) e Promoção.

Ao avaliar cuidadosamente como cada um dos Ps influi no novo negócio, o empreendedor terá uma boa base para preparar seu Plano de Negócios.

Neste artigo, mostraremos como 2 Ps - Preço e Ponto - podem ser inteligentemente planejados com o auxílio dos Escritórios Virtuais.

Escritórios Virtuais e Preço

A não ser que o produto ou serviço a ser oferecido seja original, ou quando é o primeiro de seu tipo a ser colocado no mercado, o mais provável é que o novo negócio tenha, já em seu início,que enfrentar competidores preestabelecidos (ou seja, um mercado competitivo).

Nesse caso, a definição do Preço passará necessariamente pela avaliação de dois itens:
• Os preços praticados pela concorrência.
• A projeção dos custos dos produtos ou serviços a serem oferecidos pela nova empresa.

Em relação aos custos, outros dois aspectos terão influência:
• Investimentos necessários.
• Custos de operação.

Os investimentos iniciais típicos que envolvem a montagem de um escritório (mobiliário, equipamentos, contratação de pessoal), são grandemente reduzidos ao se optar por um Escritório Virtual. Essa redução será tanto maior se não houver necessidade de se ter um local físico permanente para condução das atividades da nova empresa.

Ainda que o objetivo definitivo do empreendedor seja contar com seu próprio espaço de trabalho, a contratação de um Escritório Virtual pode ser uma opção para “testar o mercado” antes de se comprometer com o investimento exigido para o “escritório real”. Ou ainda, para reduzir o impacto dos desembolsos iniciais, pois as operações (e a receita) podem ser antecipadas enquanto se conclui a instalação física da empresa.

Os custos de operação (dos quais aluguel, taxas e contas de energia são exemplos típicos) também podem ser reduzidos quando se lança mão de um Escritório Virtual. Ao alugar uma sala executiva ou de reuniões apenas quando necessário,o empreendedor poderá reduzir seus custos mensais de operação, principalmente se o “escritório real” apresentar ociosidade. Da mesma forma, o custo com pessoal de atendimento é eliminado se for possível substituí-lo pelo serviço de atendimento telefônico disponibilizado pelo Escritório Virtual.

A redução de custos assim proporcionada pode significar desde a recuperação mais rápida do investimento inicial, até a possibilidade de se praticar preços inferiores aos da concorrência, permitindo à empresa recém-formada abocanharuma fatia maior do mercado.

Escritórios Virtuais e Ponto

O “ponto de venda” tem grande impacto na receita projetada, na medida em que esta será proporcional ao número de clientes que “acessam” a empresa. O Ponto pode ser um endereço físico ou uma página na internet - o importante é que seja a interface e local de contato entre a empresa e seus clientes.

O conceito de Ponto, bastante óbvio quando se fala de varejo, também tem um significado importante para o setor de serviços. Nesse caso, o Ponto é o local onde esses serviços serão ofertados, negociados ou adquiridos pelos clientes. Embora negócios possam ser feitos em hotéis, restaurantes ou até mesmo em casa, é útil ter um endereço de referência: um escritório ou sala comercial, onde seja possível receber os clientes com comodidade e conveniência.

Já comentamos acima sobre os investimentos necessários para montagem de um escritório. Caso se busque garantir que esse local seja um bom “Ponto” - com endereço e instalações atrativas para os clientes - esses investimentos podem ser muito maiores do que o inicialmente imaginado.

Para uma nova empresa, esse aspecto se torna ainda mais crítico: por ser ainda pouco conhecida, deve transmitir uma imagem de solidez e credibilidade. Assim, uma reunião ou encontro profissional em uma sala confortável e elegantemente decorada, em prédio seguro e moderno, localizado em endereço de prestígio, será sem dúvida um grande trunfo para fechar bons negócios. O modo mais simples e econômico de ter acesso a tal infra-estrutura e contratá-la junto a um Escritório Virtual.

Novos negócios amadurecem

Após vencer, com o auxílio de um Escritório Virtual, as dificuldades iniciais para estabelecer um novo negócio, o empreendedor não raro se dá conta de que pode continuar a crescer e lucrar mantendo essa estrutura de negócios: com o amadurecimento da empresa, outras vantagens proporcionadas pelos Escritórios Virtuais - como agilidade, flexibilidade e custo reduzido - passam a se mostrar atrativas e representam, com freqüência, uma vantagem competitiva que ajudará a empresa a se manter à frente de seus concorrentes.

Por essa razão, um bom número de empresas segue utilizando os serviços de Escritórios Virtuais mesmo após terem vencido as primeiras etapas e se consolidado no mercado.