Informações úteis

Escritórios Virtuais - artigos

Escritórios Virtuais - artigos - autor

Virtual Office ou Home Office?

Murilo M. Nogueira

Change is not merely necessary to life - it is life. (Alvin Toffler, escritor e pensador norte-americano, 1928 - )

Não há dúvidas de que o modelo tradicional do escritório de trabalho está mudando. Cenário comum algumas décadas atrás, o escritório de endereço fixo, com baias e divisórias, ao qual acorrem diariamente os funcionários para um período de produção com hora de início e fim definidos (“das nove às seis”) está pouco a pouco dando lugar a modelos mais flexíveis.

Parte dessa mudança foi favorecida pelo surgimento de novas tecnologias, que facilitam a mobilidade do trabalhador (celulares, laptops, internet). Porém já há várias décadas tal mutação havia sido prevista por pensadores futuristas como Alvin Toffler, autor de best sellers, como A Terceira Onda.

O Escritório Doméstico (Home Office)

Profetizado na década de 1970 por Alvin Toffler como símbolo de um novo modelo de produção apoiado em tecnologia, o Escritório Doméstico finalmente se tornou realidade em fins do século XX, embora de forma menos glamourosa do que se imaginava.

As vantagens econômicas (menor custo de transporte e alimentação), de produção (mais horas dedicadas ao trabalho, com menor estresse) e até ambientais (menos carros circulando = menor poluição atmosférica e sonora) não foram suficientes para convencer as grandes empresas. Salvo algumas poucas exceções, aderiram ao Escritório Doméstico tipicamente profissionais liberais, free-lancers e pequenos empresários que trabalham sozinhos ou não necessitam de um escritório tradicional em caráter permanente.

avaliando as contas

Além disso, o Escritório Doméstico mostrou algumas desvantagens: - O ambiente doméstico pode não ser o melhor lugar para atividades que exigem concentração e dedicação por longos períodos.

  • - O investimento em equipamentos e material é todo do profissional e não há uma estrutura de apoio para manutenção ou reposição rápida em caso de sinistro.
  • - Normalmente, não é o lugar ideal para receber clientes (ou mesmo atendê-los ao telefone!).
  • - Dependendo das regras do condomínio, algumas atividades podem ser dificultadas ou até mesmos proibidas em prédios residenciais.
  • - Para trabalhos que exigem tarefas em equipe, a falta de uma boa sala de reuniões (convenientemente equipada) se torna um empecilho.

O Escritório Virtual (Virtual Office)

Embora pareça hoje uma evolução natural, o Escritório Virtual não foi previsto pelos pensadores do final do século XX. Ao contrário, surgiu naturalmente na forma de uma gradual terceirização de tarefas do escritório convencional.

Vale lembrar, para aqueles que não conhecem o termo ou não leram meus outros artigos, que escritórios virtuais são empresas que disponibilizam a infra-estrutura de um escritório — endereço físico, pessoal, mobiliário, atendimento telefônico, salas de trabalho, serviços de apoio administrativo etc. — a outras empresas e profissionais para os quais os investimentos e despesas necessários à montagem de um escritório próprio não se justificam.

mostrando o plano

O Escritório Virtual apresenta muitas das vantagens originalmente imaginadas para o Home Office, como a flexibilidade de local e horário de trabalho e otimização de custos de produção.

Por outro lado, não traz as desvantagens daquele - basta reler a lista mostrada no item anterior para concordar.

Porém o mais significativo é que o Escritório Virtual tem se mostrado útil tanto para aqueles que já utilizam um Escritório Doméstico quanto para grandes empresas com edifícios-sede e escritórios convencionais. Para estas últimas, são muitas as vantagens dos escritórios virtuais como base de apoio para:

  • - Viagens de negócios em cidades onde não contam com filiais.
  • - Prospecção de novos mercados.
  • - Serviços temporários ou eventuais. 
  • - Atividades de caráter sigiloso ou estratégico, que por motivos de segurança devem ser executados fora dos escritórios da empresa.

Escritório Virtual ou Escritório Doméstico?

Como fica claro, não se trata de uma escolha mutuamente excludente. Na verdade, profissionais baseados em um Home Office podem se beneficiar bastante de um Escritório Virtual, utilizando-o para reuniões ou encontros de trabalho, atendimento telefônico permanente e serviços de apoio.

Por outro lado, a realidade está demonstrando - para além dos prognósticos dos estudiosos do século anterior - que o Escritório Virtual poderá não apenas coexistir com os Escritórios Doméstico e Tradicional, mas também se fortalecer como a verdadeira grande tendência na reorganização do trabalho do mundo globalizado do século XXI.