Informações úteis
Escritórios Virtuais para serviços temporários ou eventuais
Murilo M. Nogueira
Todo problema contém sua própria solução.
(desconhecido)
Muitos negócios e empresas lidam com atividades de duração limitada no tempo: promoção de eventos, recrutamento e seleção, treinamento e vendas sazonais. Essas atividades se caracterizam pela existência de picos de utilização de recursos - pessoal, infraestrutura, material - que podem ser periódicos e recorrentes (comercialização de ovos de Páscoa) ou quase aleatórios (bufês para festas e casamentos e entrevistas de emprego).
Há também negócios de curtíssima duração, cujo ciclo de vida - criação, projeto, produção e venda - pode durar algumas semanas ou mesmo dias. Cite-se, como exemplo a produção de brindes e souvenires para eventos como shows de rock ou os Jogos Pan-Americanos.
Capacidade x Ociosidade
As atividades acima mencionadas - temporárias (cíclicas e aleatórias) ou eventuais - possuem algo em comum: todas exigem grande quantidade de recursos em períodos curtos. Se vistas em um gráfico despesas x tempo, tais atividades teriam as formas abaixo:
Embora ofereçam possibilidades de lucros em períodos curtos, tais atividades demandam um investimento em capacidade que poderá ficar ocioso durante a maior parte do tempo. Esse custo fixo em pessoal e infraestrutura reduz o potencial de lucro do negócio e pode até mesmo inviabilizá-lo.
Receitas - Despesas
A definição do investimento ótimo para esse tipo de negócio pode ser sutil. Um investimento elevado garantirá boas receitas durante o pico de vendas, porém se constituirá em um ônus durante os demais períodos. Já um investimento tímido reduz os riscos, mas também os lucros possíveis, tirando a atratividade do negócio.
No controle da dinâmica entre receitas potenciais e despesas reais reside a “arte” de gerenciar atividades temporárias ou eventuais. Tal controle, contudo, poderia ser simplificado se fosse possível um modelo de negócio cujas despesas estivessem correlacionadas com as receitas, isto é, as despesas subiriam ou cairiam quando as receitas subissem ou caíssem.
Como o leitor já deve ter percebido, esse modelo pode ser viabilizado com a ajuda de um Escritório Virtual.
Escritórios Virtuais = Lucro
Vamos tomar como exemplo o recrutamento e seleção de funcionarios. Empresas desse ramo de atividade precisam frequentemente decidir se investem em grandes escritórios para atender processos seletivos com grande número de candidatos (que proporcionam grandes lucros) ou se mantêm estruturas enxutas, se restringindo a atender pequenos clientes ou atuar como terceirizados das companhias maiores.
Tais empresas têm o melhor dos mundos quando contam com o apoio de um Escritório Virtual. Podem assim manter uma estrutura enxuta, contratando o espaço e recursos disponibilizados por um Escritório Virtual nos momentos de pico de serviços e desmobilizando esse apoio nos períodos de retração do mercado.
Vejamos o caso real de seleção de funcionários para um restaurante. Era necessário entrevistar muitos profissionais, com capacitação diversa, em um curto espaço de tempo.Neste caso, foi contratado o auxílio do Escritório Virtual Espaço 2D para fornecer a infraestrutura de apoio necessária ao processo:
• Endereço comercial para publicação do anúncio de vagas
• Recepção para os candidatos
• Salas para realização de entrevistas
Como vantagens adicionais, o Espaço 2D proporcionou um endereço de fácil acesso por transporte público (ônibus e metrô) ou particular (estacionamento rotativo) e um ambiente tranqüilo e confortável para realização do processo seletivo.
Seria ainda possível alugar um número telefônico exclusivo para atendimento dos candidatos nas semanas anteriores aos dias de entrevista.
Corolário
Em serviços temporários e eventuais, o problema a ser resolvido é manter, simultaneamente, custos fixos baixos e flexibilidade para lucrar em períodos curtos.
A solução está contida no próprio problema: lançar mão de um recurso também temporário, cujo custo seja proporcional à sua utilização.
Demonstramos que os escritórios virtuais - exatamente por poderem ser contratados em caráter temporário e eventual - são uma ferramenta útil, se não ideal, para viabilizar e ampliar os lucros desse tipo de negócio.
Limitar custos sem perder receitas em uma atividade temporária é uma equação difícil, porém com solução real. Basta recorrer ao auxílio de um Escritório Virtual.