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Escritório Virtual: solução para grandes também

Murilo M. Nogueira

Grandes portais são abertos por chaves pequenas. (Provérbio turco)

Muitas pessoas, quando apresentadas pela primeira vez ao conceito de escritórios virtuais, assumem ser esta uma solução direcionada para pequenas empresas.

Sem dúvida, os escritórios virtuais podem ser uma excelente alternativa para micro e pequenos empresários, assim como profissionais liberais, pois permitem grande economia na montagem e manutenção da estrutura de atendimento e trabalho de suas atividades.

O que poucos sabem é que grandes empresas e grupos multinacionais também são freqüentes usuários dos escritórios virtuais. Eis algumas das situações em que uma grande empresa contrata um escritório virtual.

1 – No período pré-operacional da montagem de um novo escritório ou filial

Nessa situação, um grupo pequeno de funcionários usa o escritório virtual contratado como base de operações enquanto estuda o novo mercado, viabiliza a instalação do escritório definitivo, efetua o recrutamento dos novos funcionários e contacta os futuros clientes.

O leitor talvez fique surpreso, mas um típico exemplo é nada mais nada menos que o Google Brasil (!). Antes de se instalar em sua atual sede de quase 2.000 m2 no centro de São Paulo (Av. Brigadeiro Faria Lima, 3900 – 5º andar), a filial brasileira do Google passou cerca de 2 anos ocupando um espaço de trabalho em um escritório virtual na capital paulista.

Sobre o início do Google no Brasil, veja http://googlebrasilblog.blogspot.com/2006/07/os-primeiros-dias-do-google-brasil.html Sobre o atual escritório, veja http://googlediscovery.com/2007/04/07/descubra-o-escritorio-do-google-brasil/.

2 – Durante a execução de serviços temporários ou eventuais

Muitas vezes, empresas obtêm grandes contratos para um trabalho por período determinado. Nesse caso, pode não haver tempo nem interesse para montar uma estrutura definitiva. A locação de um espaço em um escritório virtual é a alternativa ideal. Muitos fornecedores do setor de petróleo têm adotado essa prática, como já assinalou George Vidor, em sua coluna no Jornal O Globo.

Veja também o artigo Escritórios Virtuais para serviços temporários ou eventuais.

3 – Para seus executivos em viagens de negócios

Executivos atarefados precisam manter sua agenda em dia mesmo em viagens de negócios. O uso do laptop em aeroportos e hotéis e de celulares em locais públicos é conveniente, porém arriscado – principalmente se os temas tratados são sigilosos.

Por sua vez, encontros profissionais podem demandar um ambiente próprio (silencioso, com telefone, acesso à internet e comodidades típicas de um escritório): restaurantes, lobbies de hotéis etc. não são, nesses casos, locais apropriados.

A locação de uma sala em um escritório virtual é a alternativa perfeita, sendo uma opção cada vez mais comum entre grandes empresas.

Veja o artigo Escritório Virtual para viagens de negócios.
Sobre o problema da privacidade, veja Escritório Virtual e segurança nos negócios.

4 – Durante ciclos de excesso de capacidade

Algumas empresas podem enfrentar períodos de limitação de capacidade produtiva, quando a demanda por seus produtos e serviços cresce subitamente.

Isso pode ocorrer esporadicamente graças, por exemplo, a um surto de crescimento do mercado. Ou pode ser uma característica de negócios sazonais, como a comercialização de produtos natalinos.

De qualquer forma, uma grande empresa pode usar os serviços de um escritório virtual para fazer frente a situações desse tipo, mantendo assim seus custos sobre controle e evitando o risco de uma futura ociosidade caso a demanda volte a recuar.

Os problemas de capacidade x ociosidade também são abordados no artigo Escritórios Virtuais para serviços temporários ou eventuais.

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Portanto, da próxima vez que pensar em escritórios virtuais, pense grande...